Năm Lỗi Nghiêm Trọng Khi Sử Dụng Email

03-07-2019 16:18:05

Trong thời đại kỹ thuật số, nơi mà Snapchat và Instagram ngự trị, rất có thể vào một ngày không xa nào đó, email sẽ trở nên lỗi thời và không cần dùng đến nữa. Nhưng mà, ngày đó còn xa lắm. Những số liệu gần đây chứng minh như vậy đấy.

Theo Technalysis Research khảo sát 1001 người Mỹ đi làm, thì email vẫn là công cụ giao tiếp phổ biến nhất ở nơi làm việc. Bài khảo sát còn chỉ ra rằng 75% khối lượng giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau theo những cách “truyền thống” như là email, điện thoại, nhắn tin và 78% khối lượng tương tự được thực hiện bên ngoài văn phòng làm việc.

Email có thể là yếu tố thành hoặc bại của cả sự nghiệp bạn, và điều cực kỳ quan trọng là các bạn không nên phạm phải các lỗi mail dưới đây.

Không gởi một mail cảm ơn sau khi hoàn thành phỏng vấn

Một trong những lỗi mail tai hại nhất lại là xảy ra ngay từ những bước đi đầu của sự nghiệp của bạn. Đó là khi bạn không gởi được nổi một tấm thư cảm ơn người phỏng vấn mình sau buổi phỏng vấn thành công (hoăc thất bại). Thực tế thì một vài quyết định thuê hay không lại do bức thư cảm ơn nhỏ nhặt đó đấy.

Theo một nghiên cứu của Accountemps, một công ty của Robert Half, 80% quản lý nhân sự nói rằng gởi thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn giống như là một sự xem lại ứng viên, và 94% số quản lý trên thường muốn được nhận lời cảm ơn này qua mail. Tuy nhiên, vẫn có 24% số ứng viên gởi lời cảm ơn của mình qua thiệp giấy.

Gởi mail cảm ơn không những giúp bạn nổi bật ra giữa các ứng viên tương tự, mà còn tăng cơ hội giúp bạn nhận được công việc, nên ngại gì mà không gởi nhỉ?

phỏng vấn,sự nghiệp,thành công,công việc,email,việc làm tiếng nhật,việc làm tiếng anh,jellyfishhr

Ngại không dám gởi thêm email nào sau email xin việc đầu tiên.

Theo một nghiên cứu tại Glassdoor, một công việc trung bình sẽ thu hút khoảng 250 người ứng tuyển, sẽ chỉ có khoảng 4 đến 6 người được gọi đi phỏng vấn, và chỉ duy nhất 1 người được nhận. Một chỉ số được coi khá là khốc liệt. Và trong đó, có khoảng 37% số ứng viên không gởi thêm email nào cho nhà tuyển dụng sau email đầu.

Đó thật là một điều đáng tiếc, vì hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ không có thời gian coi qua hết 250 đơn xin việc và chỉ có thể chọn cho mình những lá đơn ấn tượng nhất. Một trong những cách đơn giản nhất bạn có thể làm để trở nên nổi bật và được chú ý đó là gởi thêm email. Theo Robert Half thì 100% các nhà tuyển dụng người Canada gởi thêm email sau email ứng tuyển đầu.

Một vài mách nhỏ cho bạn nè:

  • Hãy viết mail ngắn gọn và xúc tích.
  • Hãy cho họ biết chủ đích của bạn – tại sao bạn lại gởi thêm mail
  • Giải thích vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho công việc này.
  • Chỉ gởi trong vòng 2 tuần từ lúc gởi email đầu tiên – Half cho biết, 62% nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên gởi thêm mail cho mình nội trong 2 tuần tính từ mail đầu.

Bàn tán lan man về cấp trên hoặc đồng nghiệp trong mail.

Luôn nằm trên đầu danh sách những lồi lầm khi viết mail có thể giết chết sự nghiệp đó là nói xấu đồng nghiệp hay sếp của bạn trong mail. Điều này được minh chứng trong một cuộc khảo sát toàn quốc bởi công ty nhân sự The Creative Group. 250 vị giám đốc (được chọn ngẫu nhiên) từ khắp các công ty lớn tầm cỡ thế giới tham gia cuộc khảo sát này. Và theo họ, khi mà bạn bàn luận to nhỏ về cấp trên hay đồng nghiệp thì kết cục của bạn lúc nào cũng là “đen như mực”.

Lấy ví dụ của một cô lễ tân nào đó gởi nhầm “một tin nhắn nói xấu đồng nghiệp đến nhầm người” và cuối cùng cô ta bị đuổi việc. Hay là một người nào đó “chê bai” của mình trong mail, và cái mail đó bị gởi nhầm đén tay quản lý, dẫn đến việc người gởi mail đó cũng dọn đồ ra đi.

Dù các bạn thấy việc này vui hay vô hại, thì cũng đừng nên bàn luận về đồng nghiệp hay sếp của mình qua mail. Biết đâu cái email đó lại gởi nhầm đến họ một cách vô tình (hay cố ý) nào đó và có thể khiến bạn mất việc thì sao.

phỏng vấn,sự nghiệp,thành công,công việc,email,việc làm tiếng nhật,việc làm tiếng anh,jellyfishhr

Sai quá nhiều lỗi chính tả.

Tất nhiên bạn không phải là một nhà văn hay là làm gì liên quan tới viết lách, nhưng hãy cố gắng hạn chế đừng sai lỗi chính tả. Một vài vị Tổng giám đốc nổi tiếng đã từng nói rằng họ sẽ không bao giờ thuê nhân viên mà không biết chính tả, trong đó có Tổng giám đốc của iFixit, người từng cho ra mắt một vài viết cho báo của Harvard lý do tại sao ông sẽ không thuê người viết sai chính tả và còn có nhà sáng lập của Candid Culture, Shari Harley, người đã giải thích tại sao bà cũng đánh rớt những ứng viên không biết đến chính tả.

Không những vậy, viết sai chính tả còn là một trong những tác nhân lớn khiến nhân viên dễ bị đuổi việc nhất. Hãy thử hỏi Vicki Walker, một kế toán người New Zealand, đã bị cho thôi việc chỉ vì viết mail hay sai chính tả, hay Liz, người “nhém” bị đuổi khỏi công việc của mình chỉ vì cô ấy viết nhầm “re-sent” (gởi lại lần nữa) thành “resent” (thù hận) rồi mail cho sếp của mình.

Chính tả tốt đánh giá con người bạn, nó cho thấy bạn là người có lòng kiên nhẫn và sự tập trung, và hơn nữa là sự quan tâm cũng như đóng góp của bạn cho công việc, những điều mà các sếp thường đánh giá rất cao.

Vi phạm nội quy mail của công ty

Mỗi tổ chức đều có những quy định nhất định về việc nhân viên có thể và không thể làm với với mail của công ty. Ví dụ, bạn không được truy cập vào email của công ty bằng các thiết bị bên ngoài văn phòng công ty bạn. Hoặc, bạn không được dùng mail của công ty cho mục đích riêng của bản thân. Những lỗi vi phạm này thường sẽ dẫn đến những “drama” không đáng có, những công việc buộc bị thôi làm và hơn thế nữa…

Công ty của bạn đương nhiên sẽ có quy định về email – những quy định sống còn mà bạn phải tuyệt đối tuân theo và không vi phạm.

Website: www.jellyfishhr.com

Fanpage: https://www.facebook.com/jellyfishHR

Xem các công việc từ Jellyfish HR: Danh sách việc làmViệc làm tiếng NhậtViệc làm tiếng Anh

Nguồn : Glassdoor.com

Lên trên