Sổ tay của Kida san - Vol.2: Làm cách nào để giao tiếp hiệu quả khi phỏng vấn hoặc làm việc với người nước ngoài?

30-09-2016 11:51:03

コラム2回目です!                

Jellyfish HR ザムドックの木田と言います。
500人以上のベトナム人の方と面談し、1000社以上の会社とお話した

人材紹介のプロフェッショナルとして、また、会社を経営するザムドックとして、みなさんの就職、転職、仕事に役立つ情報をおとどけしたいと思います。

さて、今回は「外国人と外国語で面接や仕事をするときに有効なコミュニケーション方法」

というテーマでお話します。

"Sổ tay của Kida san" - Vol.1: Đâu là yếu tố quan trọng khi công ty Nhật chiêu mộ nhân tài ?

Bài viết thứ 2 rồi!!!

Chào các bạn. Tôi là Kida, giám đốc công ty Jellyfish HR Việt Nam.
Tôi đã từng gặp gỡ trên 500 ứng viên Việt Nam và cộng tác với hơn 1000 công ty khách hàng.

Với tư cách là một chuyên gia nhân sự, hay đúng hơn là giám đốc kinh doanh, tôi muốn gửi đến các bạn những thông tin bổ ích cho nghề nghiệp, hoạt động tìm việc, chuyển công việc, của các bạn.

 

jellyfish,kida,kida san,so tay cua kida,headhunter,giao tiep hieu qua bang ngoai ngu,giao tiep khi phong van, giao tiep trong cong so hieu qua,tim viec lam tieng nhat,

 

まず、「面接や仕事をするときのコミュニケーション」という言葉は長いので、「ビジネスコミュニケーション」としましょう。

それでは、ビジネスコミュニケーションと、ビジネス以外のコミュニケーションの違いとは何でしょうか?

言葉使いや礼儀正しさ(Politeness)が必要ということなどももちろんありますが、最も違うのは、「時間が限られていること」そして「相手がすぐに理解できることが大事」ということです。

例えば面接の時間は、だいたい30分~1時間です。その限られた時間の中で、相手に自分の価値を理解してもらわなければなりません。ベトナム語でも簡単ではありませんが、外国語となるともっと難しいですね。

Bây giờ, tôi xin phép được chia sẻ về chủ đề: ”Phương pháp giao tiếp hiệu quả trong phỏng vấn và làm việc với người nước ngoài”.

Trước tiên, vì cụm từ “Giao tiếp trong phỏng vấn và làm việc” khá dài nên tôi xin phép gọi tắt lại là “Giao tiếp trong kinh doanh”.

Các bạn có biết được điểm khác nhau giữa “giao tiếp trong kinh doanh” và “giao tiếp thông thường” là gì không?

Tất nhiên, trong “giao tiếp kinh doanh” thể hiện ngôn ngữ ở mức độ lịch sự là vô cùng quan trọng, nhưng điểm khác biệt lớn nhất chính là ”Thời gian bị giới hạn” và “Sự thấu hiểu”.

Ví dụ như thời gian phỏng vấn thường bị giới hạn khoảng 30 phút đến 1 tiếng. Trong khoảng thời gian giới hạn đó, điều cốt lõi là chúng ta phải làm cho người nghe hiểu được giá trị của bản thân mình. Điều này không hề dễ dàng ngày cả khi chúng ta dùng tiếng Việt, nên việc diễn đạt bằng tiếng nước ngoài lại càng trở nên khó khăn hơn nhỉ!

 

jellyfish,kida,kida san,so tay cua kida,headhunter,giao tiep hieu qua bang ngoai ngu,giao tiep khi phong van, giao tiep trong cong so hieu qua,tim viec lam tieng nhat,

 

そして、ベトナムでたくさんの人達と話した私はあることに気が付きました。それは「ベトナム人は、たくさん相手と話すことでお互いに理解しあう」という「おしゃべり文化」をとても大事にしているということです。この文化、いいですよね。個人的に私は大好きです。

ですが、外国語でのビジネスコミュニケーションとしてはどうでしょうか。残念ながら、ベトナムの文化をそのまま使うことはあまり良いことではありません。なぜかというと、「相手の文化は同じじゃないから」そして「時間が限られているから」。

例えば日本人と日本語で面接する。相手は日本人なので当然日本語がとても上手です。そんな日本人に対して、ベトナム語よりは難しい日本語で話すときにたくさんの言葉を使って説明しようとすると、相手は心の中でこう思っています。「つまり、あなたは何が言いたいのですか?」「要するに、私の質問の回答は何(どっち)なのですか」と。相手にこう思われてしまうと、コミュニケーションはスムーズにできません。結果として、相手はあなたを評価しにくくなってしまいます。

Sau khi nói chuyện với rất ứng viên người Việt, tôi đã nhận ra được một điều: “Người Việt thường diễn đạt nhiều về một vấn đề, để cho hai bên hiểu nhau”. Đó là một nét “Văn hóa giao tiếp” vô cùng quan trọng. Điều này thật hay phải không nhỉ? Riêng cá nhân tôi rất thích nét văn hóa này.

Vậy còn “giao tiếp trong kinh doanh” với người nước ngoài thì sao?

Thật tiếc trong trường hợp này, nếu vẫn sử dụng nguyên Văn hóa giao tiếp ở trên, thì tôi không nghĩ đó là một ý hay. Lý do là vì “Văn hóa của đối phương không giống chúng ta” và “Chúng ta bị giới hạn về thời gian “

Ví dụ như khi bạn phỏng vấn với người Nhật bằng tiếng Nhật, vì đối phương là người Nhật nên việc họ giỏi tiếng Nhật là điều đương nhiên.

Trong trường hợp này, khi giao tiếp với họ mà ta sử dụng tiếng Nhật để diễn đạt dài giống nhưng trong tiếng Việt  thì sẽ dễ khiến họ hiểu nhầm, lan man. Điều này thường khiến họ băn khoăn nghĩ rằng “Tóm lại là bạn đang nói về gì vậy?”, “Bạn đang trả lời phần nào của câu hỏi?”

Một khi bạn làm cho họ cảm thấy như vậy thì cuộc giao tiếp sẽ khó có thể tiến triển trôi chảy được nữa. dẫn đến người phỏng vấn khó mà đánh giá được năng lực thật sự của bạn.

 

jellyfish,kida,kida san,so tay cua kida,headhunter,giao tiep hieu qua bang ngoai ngu,giao tiep khi phong van, giao tiep trong cong so hieu qua,tim viec lam tieng nhat,

 

あなたが言いたいことが分からない、と思われることはビジネスではとても良くないです。そう思っている間、相手は少しずつあなたをマイナス評価しています。そして、あなたはこう思っています。「しっかり説明できたので良かった」と。

これが自分の評価と相手の評価が違う、一番のギャップになります。なんでちゃんと話したのに不合格なの?と疑問に思ったことがある人は、かなりの割合でこの失敗をしてしまっているのですね。

その解決方法をシェアします。それは「少ししか話さない」ではなく、「結論から話す」ということです。

さっきでいえば、最初に結論と答えて、その後にどうしてそう思うかの理由を説明しましょう。

つまり、「結論=相手の質問に対する答え」を最初に言うだけです。そうすると、少なくとも相手は自分の聞きたいことの答えがわかるので満足します。そして、結論が分かっているので、その後の説明も理解しやすくなり、

「しっかり説明できる人だ」となってベトナムの話し方の文化もプラスに変わります。

Nếu đối phương không thể hiểu bạn muốn nói gì thì trong công việc đây là điều không tốt chút nào. Và trong lúc họ không hiểu được ý bạn, thì ít nhiều họ đã cho bạn điểm trừ rồi. Và có thể bạn lại tự nhủ rằng: “Thật tốt vì mình đã có thể diễn đạt được thật chi tiết rồi”.

Vì cách mình tự đánh giá và cách người khác đánh giá về mình là khác nhau nên nó đã tạo nên sự hiểu lầm. Những người đã từng nghĩ: "Tại sao mình đã diễn đạt rõ ràng kỹ lưỡng thế mà lại rớt?” thì có tỉ lệ đã phạm phải sai làm này rất cao!

Sau đây tôi xin chia sẻ cách giải quyết vấn đề này. Đó là không phải “nói ít lại” mà là “kết luận trước rồi diễn đạt sau”. Điều này có nghĩa là bạn hãy kết luận về ý bạn muốn nói trước sau đó mới diễn đạt tại lý do của kết luận đó.

Tóm lại, đầu tiên chúng ta chỉ cần diễn đạt bằng cách kết luận, ý tổng quát. “KẾT LUẬN = Câu trả lời cho câu hỏi của đối phương”. Điêu đó ít nhất cũng khiến đối phương hài lòng vì họ hiểu được điều bạn muốn nói. Khi họ hiểu được kết luận của bạn thì nó khiến họ dễ hiểu hơn khi bạn giải thích sau đó.

Người “Người diễn đạt tốt” sẽ tạo thêm điểm cộng cho Văn hóa giao tiếp của tiếng Việt.

 

ちなみに、この話し方は日本人や日本語以外でも同じです。こういう話し方を英語でBusiness Talking と言って、もともと英語の話し方です。日本人は英語の話し方から学んだので、一般的な考え方になっているだけです。

これを学んで身につけてしまえば、面接だけでなく、仕事でもスムーズにコミュニケーションができるようになるので、ぜひ練習してみてください!

Một ý nhỏ nữa, cách nói chuyện này dù không phải nói bằng tiếng Nhật hay nói với người Nhật thì vẫn dùng được. Cách nói chuyện này vốn là cách nói chuyện mà trong tiếng Anh gọi là Business Talking. Vì người Nhật cũng học cách nói này trong tiếng Anh nên nó đã trở nên thường thức trong cách suy nghĩ của nhiều người.

Nếu bạn học hỏi điều này và trang bị sẵn cho mình, thì chắc chắn không chỉ khi phỏng vấn mà trong công việc cũng có thể giao tiếp thuận lợi trôi chảy hơn, vậy nên hãy thử tập luyện nhé!

Website: www.jellyfishhr.com

Fanpage: https://www.facebook.com/jellyfishHR

Xem các công việc từ Jellyfish HR: Danh sách việc làm.

Hiroki Kida

 

Lên trên